Overzicht risico's | Jaarverslag 2019

Risico	Risico Score
Open-einde-regelingen sociaal domein	25
Ontwikkeling gemeentefonds	16
Beperkte beschikbaarheid gekwalificeerd personeel	10
Datalekken en/of niet (juiste) naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming	10
Kosten voormalig personeel	8
Exploitatierisico bij verbonden partijen	6
Claims en aansprakelijkheidstellingen	6
Naheffing door belastingdienst	6
Implementatie nieuw financieel pakket	4
Procedurefouten bij inkoop en aanbestedingen	4

We kennen als gemeente diverse open-einde-regelingen binnen het sociaal domein, namelijk de regelingen die vallen onder de jeugdwet, Wmo 2015 en participatiewet (WWB). Het risico bestaat voor deze regelingen dat er een groter beroep op de regelingen wordt gedaan en dat het budget daardoor ontoereikend is.

Beheersmaatregelen

1. De gemeente kan - indien er sprake is van bijstandstekorten - een beroep doen op een vangnetregeling om grote tekorten te compenseren. Om daar aanspraak op te maken moet het tekort op het bijstandsbudget groter zijn dan 5% of 30 euro per inwoner (BUIG-uitkering).

2. Per geval kritisch beoordelen of de kosten door gemeente vergoed moeten worden of dat er een andere meer voor de hand liggende voorziening is.

3. Beleidsinhoudelijk worden verschillende maatregelen genomen, zoals de inzet op preventie en vroeg signalering, bieden van passende en duurzame oplossingen en het bevorderen van participatie. Daarnaast wordt bekeken of het wenselijk en mogelijk is verordeningen aan te scherpen, waardoor nog beter gestuurd kan worden op gebruik van voorliggende voorzieningen.

4. In 2018 is gestart met het opstellen van analyses. Naar aanleiding van deze analyses is een projectprogramma opgesteld met als doel meer grip te krijgen op de kosten. Momenteel zijn maatregelen uitgewerkt, waarvan we verwachten dat die de kosten in positieve zin beïnvloeden.

De uitvoering van deze maatregelen zijn gestart en er wordt momenteel nauw gemonitord of deze maatregelen de gewenste effecten hebben of waar aanvullende maatregelen nodig zijn.

5. Het hele proces omtrent de toegang tot zorg, is onder de loep genomen om tot een meer passende indicatiestelling te komen. Doel is dat dit leidt tot een verlaging van de kosten.

Oorzaak:

Is sprake van meerdere open-einde regelingen. Hierdoor hebben we als gemeente beperkte grip op de toestroom naar voorzieningen.

Gevolg:

Het beschikbare budget is ontoereikend om de lasten op te vangen met mogelijke overschrijding van het budget als gevolg.

In maart 2019 zijn twee onderzoeken opgestart: "evaluatie verdeelmodellen sociaal domein en onderzoek naar overige verdelingen gemeentefonds". De bedoeling was om in de meicirculaire 2020 een nieuwe verdeling bekend te maken. Gelet op de resultaten van de onderzoeken van Cebeon en AEF, is de ingangsdatum met een jaar uitgesteld tot 1 januari 2022. Een nadere verfijning van de conceptmodellen is nodig om tot een bestuurlijk gedragen verdeling te komen.
Het uitgangspunt daarbij is dat de omvang van het fonds gelijk blijft. Bij een gewijzigde verdeling van het fonds ontstaan daardoor voor- en nadeelgemeenten. Verwacht wordt dat er een verschuiving plaatsvindt van plattelandsgemeenten naar meer stedelijke - en centrumgemeenten. De kans is daardoor reëel dat gemeente Dalfsen geconfronteerd zal worden met een lagere algemene uitkering. De omvang daarvan is echter momenteel niet in te schatten

Beheersmaatregelen

Via de periodieke circulaires van het ministerie, intergemeentelijke overleggen, VNG bijeenkomsten e.d. worden de ontwikkelingen van het gemeentefonds nauwlettend gevolgd en de begroting wordt hierop aangepast.

Oorzaak:

De gemeente is grotendeels afhankelijk van de algemene uitkering. Het rijk hanteert het systeem van samen trap op en trap af, minder rijksuitgaven werken daarmee door in de hoogte van de algemene uitkering.

Gevolg:

Gelet op de omvang van de algemene uitkering, als onderdeel van de totale gemeentelijke inkomsten, hebben wijzigingen door het Rijk direct forse financiële impact op de gemeentelijke financiën.

Als gevolg van een aantrekkende arbeidsmarkt kan het voor bepaalde functies/functiegroepen lastig zijn om gekwalificeerd personeel te vinden.

Beheersmaatregelen

1. Er is een onderzoek uitgevoerd naar de arbeidsmarktpositie van de gemeente Dalfsen in de regio. Op basis van het onderzoek worden concrete instrumenten ontwikkeld die een bijdrage leveren aan het 'aantrekkelijk werkgeverschap'.
2. We sluiten raamovereenkomsten af met uitzendbureaus om snel tijdelijk personeel aan te kunnen trekken.
3. We werken samen in de Talentenregio waarbij we de interne arbeidsmarkt voor elkaar hebben opengesteld.

Oorzaak:

Een aantrekkende arbeidsmarkt.

Gevolg:

De gemeente heeft moeite met het invullen van vacatures en vasthouden van personeel. Dit kan leiden tot het vaker inzetten van een arbeidsmarkttoelage of een hogere inschaling in de functieschaal.

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De gemeente is verplicht elk ernstig datalek actief te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De AVG leidt tot meer verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens kan forse boetes opleggen indien de regels uit de AVG worden overtreden.

Beheersmaatregel

1: De ICT omgeving is dusdanig ingericht en voorzien van een firewall om onbevoegde toegang te voorkomen.
2: Er zijn procedures en richtlijnen vastgesteld omtrent informatiebeveiliging en het melden van datalekken.
3: Er is en wordt specifieke aandacht besteed aan de bewustwording mbt informatieveiligheid en het omgaan met privacy gevoelige gegevens onder het personeel.
4. Er is een functionaris gegevensbescherming benoemd en een Chief Information Security Officer. Zij werken intensief samen op het gebied van informatieveiligheid en privacybescherming.
5. Binnen de verbijzonderde interne controles wordt specifieke aandacht geschonken aan de AVG.

Oorzaak:

1. Aanvallen van buitenaf via ransomware, malware en hackers.
2. Binnen de gemeente wordt dagelijks een groot aantal privacygevoelige gegevens verwerkt met het risico op het ontstaan van een datalek.

Gevolg:

Er kunnen forse boetes worden opgelegd en de gemeente kan aansprakelijk worden gesteld. Voor de burger kan identiteitsfraude grote financiële en maatschappelijke problemen opleveren.

Het is in de afgelopen jaren incidenteel voorgekomen dat een vaststellingsovereenkomst is opgesteld met daarin een financiële component.
Daarnaast lopen we het risico dat wethouders aanspraak maken op een wachtgelduitkering (maximaal 36 maanden).

Beheersmaatregel

- Bij de werving- en selectie van personeel is vanaf schaal 10 een assessment een mogelijk onderdeel van de procedure.
- Er wordt toegezien op de juiste toepassing van de 'goed gepraat' gesprekscyclus.
- Bij niet goed functioneren of disfunctioneren worden tijdig gesprekken gevoerd en worden afspraken vastgelegd.
- Voor wat betreft de wachtgelduitkeringen zijn geen beheersmaatregelen getroffen.

Oorzaak:

- De gemeente is zelf risicodrager voor WW uitkeringen.
- Het beëindigen van een dienstverband door een arbeidsconflict.
- Voor de aanspraken op een wachtgelduitkering zijn wij eigen risicodrager.

Gevolg:

Bij een vaststellingsovereenkomst wordt een financiële compensatie overeengekomen.
Een wachtgelduitkering leidt tot een financiële verplichting voor de gemeente waar in de begroting geen rekening mee is gehouden.

Verbonden partijen vertegenwoordigen een financieel en een bestuurlijk belang. De grootste risico's loopt de gemeente bij de gemeenschappelijke regelingen.

Beheersmaatregelen

1. De verbonden partijen rapporteren periodiek over de risico's in de planning & control documenten. Door de beleidsmedewerker concerncontrol wordt hier toezicht op gehouden.
2. Door een aantal gemeenschappelijke regelingen wordt eigen weerstandsvermogen aangehouden zodat zij zelf deze risico's kunnen opvangen en/of tijdig kunnen bijsturen.

Oorzaak:

Binnen de verbonden partijen kan sprake zijn van deel-verantwoordelijkheid voor de exploitatie.

Gevolg:

Wij kunnen geconfronteerd worden met een exploitatietekort van een verbonden partij dat wij moeten aanzuiveren.

De gemeente loopt bij de uitvoering van haar publieke taak risico's op claims door derden zoals aansprakelijkheidsstellingen en gerechtelijke procedures. Met name in de openbare ruimte is sprake van dit risico.

Beheersmaatregelen

De gemeente is verzekerd voor dergelijke aansprakelijkheidsstellingen. Wel geldt er binnen de aansprakelijkheidsverzekering een eigen risico van € 2.500. Vooral veel materiele schades blijven onder dit bedrag. Indien er sprake is van veel toegekende aansprakelijkheidsstellingen kunnen de kosten oplopen. Dit heeft tevens invloed op de aangeboden premiestelling.

Oorzaak:

Er kunnen zich situaties voordoen waarbij sprake is van (financiële) schade waarvoor de gemeente in beginsel aansprakelijk is.

Gevolg:

De gemeente kan worden verplicht tot het vergoeden van de financiële schade van de tegenpartij, daarnaast is er ook imagoschade.

Mogelijke naheffing in het kader van BTW, BTW Compensatiefonds, Werkkostenregeling (WKR) en Vennootschapsbelasting (VPB) bij het niet goed toepassen van de regelgeving.

Beheersmaatregelen

1. Om de fiscale positie in de organisatie te versterken zijn de structureel toegekende middelen ingezet ten behoeve van inhuur expertise op het gebied van fiscaliteit. In samenspraak met deze fiscaal specialist wordt beoordeeld op welke wijze het toegekende budget het beste structureel ingezet kan worden.

2. Binnen de gemeentelijke organisatie is continu aandacht voor training op het gebied van fiscaliteit.

3. In het sjabloon voor B&W-voorstellen wordt extra aandacht gevraagd voor fiscale gevolgen.

4. De interne controle op processen fiscaliteit zijn uitgebreid.

Oorzaak:

De fiscale componenten zijn nog niet optimaal geborgd in onze organisatie.

Gevolg:

De belastingdienst kan bij een boekencontrole over meerdere jaren een naheffing opleggen en eventueel ook boetes.

De werking van de financiële administratie is essentieel voor de bedrijfsvoering. Dit geldt voor een efficiënte en effectieve verwerking van het daadwerkelijke betalingsverkeer als het leveren van gevraagde managementinformatie. Het project bevindt zich in de afrondende fase van de aanbesteding waardoor op dit moment onduidelijk is wat de impact van de implementatie is.

Beheersmaatregelen

1. zorgvuldige aanbesteding onder begeleiding van inkoop
2. implementatie volgens plan van aanpak

Oorzaak:

- beschikbaarheid personele inzet
- de te maken kosten zijn nog onzeker
- huidig pakket is gedateerd en gebruiksrecht loopt af

Gevolg:

- inzet nodig van extra budget (zowel software als personeel)
- lopen van bedrijfsvoeringsriciso bij verkeerde keuze en implementatie pakket

De gemeente koopt jaarlijks voor een bedrag van circa € 40 mln in. De inrichting van de inkoopfunctie is geborgd binnen de ambtelijke organisatie. Procedurefouten zijn niet uit te sluiten.

Beheersmaatregelen

1. Sinds 1 april 2018 maken wij op het gebied van inkoop gebruik van de dienstverlening van het Shared Service Centrum ONS. Hiermee is een stap gezet in de verdere professionalisering van de inkoopfunctie.
2. Voor inkoop personeel is in 2018 een (gezamenlijke) Europese aanbestedingen gedaan.
3. Het hele interne proces voor aantrekken personeel is opnieuw in beeld gebracht en vastgelegd, om te zorgen dat de juiste stappen worden gezet, inkoop is hierin meegenomen.
4. Jaarlijks vindt er een analyse plaats met betrekking tot inkopen boven de EU drempelwaarden door de medewerker Verbijzonderde Interne Controle (VIC).
5. In het controleprotocol is opgenomen dat alleen EU aanbestedingen meewegen in de fouttolerantie van de accountant.

Oorzaak:

- Jaarlijks is er sprake van een veelvoud aan inkoophandelingen door verschillende inkopers. Verder is de wetgeving complex.

Gevolg:

- Bij een gerechtelijke procedure kan de gemeente worden veroordeeld tot het vergoeden van de financiële schade.
- Gevolgde procedures kunnen door aanbestedende partijen worden afgekeurd of achteraf kan blijken dat aanbesteding niet op een rechtmatige wijze heeft plaatsgevonden.